JA! Si estás aquí es que me he venido arriba. MUY ARRIBA.
Me puse a escribir tanto que no me cupo en un post de LinkedIn.
Le llamo productividad al cubo porque son 3 dimensiones, obvio. Y ahora vamos al turrón…
Te voy a hablar de cómo gestiono mi tiempo hoy. Así, free (en ambos sentidos).
La tecnología que te facilita la vida se alinea con tus necesidades. Con tu día a día.
¿Que me viene bien despertar todos los días a las 7.15h? Pues ahí viene la tecnología que me lo permite.
¿Que tengo una reunión en tres semanas a las 12.30h y de memoria no me acuerdo ni de mi teléfono fijo? Pues la tecnología no sólo te registra la cita, te la recuerda. Te dice dónde y cuándo y cómo y si te lo montas bien te dirá con quién y sobre qué.
Aspira por ti, conduce por ti, calcula, procesa… Tutto por ti, cuore.
Véase en este punto que no he mentado aplicación, tecnología, método, empresa, herramienta u otra bicha de la que quieras acusarme.
Me da igual que te despiertes con un cubo de agua que se vuelca al girar la aguja del reloj o que te despierte la app de pago de tu móvil de mil quinientos lereles con cantos de ballenas jorobadas (como tú, por tenerte que levantar).
La cosa es que la tecnología que aporta valor es la que hace algo por ti. Por tu día a día. Pero hay que saber usarla.
¿La novedad? Ahora, ahora.
Todos tenemos tareas y todos hemos leído a los gurús con más pelo que yo y ninguno de tonto decir que debes hacer listas.
Listas, listas.
Pero puede ser que realmente nadie sepa cómo hacerlas o que te quieran rebañar medio sueldo por contarte su gran secreto. Who knows.
Lástima que no traje suelto.
Así que hablando de refrescos, se me ocurre que una vez decides dónde vas a escribir tu lista te vas a dar de frente con los tipos de tarea habituales. Y a ésto, para darle un toque académico le voy a llamar: Taretípicas.
- La tarea periódica
- La tarea interminable
- La tarea que acabarías antes de lograr escribirla
- La tarea periódica sin fecha fija
- La tarea con hora y minuto
- La tarea automática
- El recordatorio que no sabes si es tarea
Pues ya tenemos el primer problema.
Segundo muro, ordenarlas. Priorizar.
Aquí la lógica aplastante es poner arriba lo más importante y abajo lo menos. Y así ataco de arriba a abajo como la gravedad.
Pues mal.
Lo importante no tiene porqué ser lo primero que hagas.
Entonces la lógica contrariada busca poner arriba las más rápidas porque coño, así harás más.
Wrong!
Cuesta dejar arriba una tarea absurda que dudaste poner. Y si pones quince de las que no te pagan igual no haces lo que toca.
Bueno pues vamos a respirar y a empezar por no obligarnos a ir de arriba a abajo.
Casi todo en la vida funciona mejor siendo flexible. Adaptándose al cambio y manteniendo una visión global.
Toma notas si quieres, pero recuerda que estás leyendo.
La importancia de una tarea la vamos a representar con una etiqueta.
Repito.
Nos vamos a inventar un sistema de palabras, números o letras que representen las diferentes prioridades.
Yo por agilidad uso las siguientes:
#A1
#A2
#B
#C
#TP
#R
Voy una por una a dejarte loca, Maricarmen.
A1 es una tarea importante. Larga o sin duración estimada. Generalmente es aquello que te ha pedido la jefa, el cliente o una tarea objetivo del día.
A2 es una tarea rápida y aquí la buena práctica sería estimar el tiempo. Por ejemplo:
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#A1 Informe ventas.
#A2 Comprar pan. 10min.
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Las B son tareas de menor importancia que A1 y sin duración estimada.
C es una tarea que no pasaría nada si no se hace.
TP es una tarea periódica sin fecha estimada. ¿Por qué sin fecha estimada? Porque muchas aplicaciones te dejan crear tareas de cualquiera de los tipos anteriores con una periodicidad fija, por ejemplo, semanalmente, cada martes o cada X días/meses/años. Pero si la periodicidad es un poco random, la cagaste ehmmm burtlancaster (Esto es tan viejo que no lo sé escribir). La tarea TP puede llevar otra etiqueta de importancia para poder priorizarla junto a ella, pero el TP te dice oye, es una tarea periódica, ¿Cuando volvemos a hacerla?
R no es una tarea, es un recordatorio. Ejemplo:
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#A1 Informe ventas.
#A2 Comprar pan. 10min.
#B Mejorar el formato de la firma del mail
#C Leer documentación sobre la nueva herramienta de oportunidades.
#A1 #TP Reunión seguimiento preventa
#R Hoy salen las entradas del festival
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Vamos con la tercera cosa, antes retomamos:
Cosa 1: Listar tus tareas
Cosa 2: Determinar su importancia con etiquetas
Cosa 3: Seleccionar las 3 tareas importantes que vas a completar hoy
Amigo o amiga, compañere.
El tiempo es limitado para todos. Ojalá pudieses completar tu lista todos los días, pero mucho me temo que no vas a poder.
Por tanto toca algo que los ingleses llaman finamente cherry pick, o recolectar cerezas. Marca las 3 tareas importantes que sí o sí tienen que salir hoy.
Voy con mi fake list:
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* #A1 Informe ventas.
#A2 Comprar pan. 10min.
* #B Mejorar el formato de la firma del mail
#C Leer documentación sobre la nueva herramienta de oportunidades.
* #A1 #TP Reunión seguimiento preventa
#R Hoy salen las entradas del festival
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Nótese que intencionadamente no las he puesto arriba de la lista. Y te digo por qué.
Porque a la tarde la panadería cierra. Porque si voy tarde ya no tienen el pan que quiero. Porque aprovecho que salgo por el café para comprar el pan. Qué sé yo.
Así que el pan lo voy a comprar seguramente antes de terminar la primera de las tareas importantes. Empezaré con una, me cansaré, saldré a por café, compraré el pan y <<oh, my godness, task checked!>>
Mi foco es terminar las 3 marcadas, pero eso no me quita de cumplir las demás.
Ojo. Importante.
Si puedo hacer 3 tareas importantes, puedo hacer 5? NO.
No... no.
Pero son tareas de 5 minutos, aunque sean importantes. OK, no.
Si tienes cinco A1, dos las reprogramas para mañana.
Le dices a tu jefe a tu cliente o a quien tu quieras oye nano, que tengo que acabar esto primero y lo tuyo pa'mañana. Ya lo siento.
Que sí, que igual te daba tiempo, guay. Igual si no hago la #B puedo meter tu #A1 hoy. Sí. No lo hagas.
No... no.
Si te comprometes a las cinco y tu jefa, cliente, líder o afición espera que las termines, a la mínima que falle algo la jodiste.
Mira por tu salud mental. Dí no. Reprogramas.
Que hoy salió una #B y no la #A1 que te pedí ayer. Pues vaya por Dios. Te dije que mañana, tete. No?
Las #B y las #C hay que hacerlas algún día, que también tienen derecho.
Y si quién lo pide, sabe que no lo va a tener hoy, problema resuelto.
Oye que acabé mi lista y me pongo con esto ya y me lo quito mañana, perfecto. Pero no tiene la estrellita, no está cherrypickada ok?
Nice.
Déjame pensar si hay cosa 4.
Ah, sí...
fundamental, fun-da-men-taaaal.
Ponles fecha. A todas. Qué es pa’hoy? fecha de hoy.
Las aplicaciones de tareas te permiten poner fecha. Todas. El papelito y el boli te permiten poner fecha, también, pero te llaman del siglo XXI y estás comunicando...
Lo genial de que tengan fecha, y ahora es cuando voy a decir una herramienta sin patrocinio ni ná, es que por ejemplo en Microsoft ToDo tienes una lista que se llama "mi día". Y ya puedes tener quince listas distintas, para la casa, el curro, el proyecto, la familia y el ocio que si tienen fecha de hoy, van a aparecer en la lista de "mi día". De p... madre.
Mi cherry pick, sobre la lista de "mi día" y tan feliz. (En Microsoft ToDo, el cherry pick lo haces marcando las estrellitas, que hay que decírtelo todo).
Las listas te sirven para saber qué hacer hoy, para ser putoproductivo que dicen los de la generación Z.
Pero me temo que te faltan 2 cosas más para ser un fenómeno de la gestión del tiempo.
Una: Un calendario.
Easy peasy, el calendario del curro, el de las reuniones, también admite que anotes las actividades de tu hijo, te reserves un tiempo de concentración o la cena con los colegas.
Cosas que tienen una duración determinada, una fecha y una hora? Al calendario.
Tiene que salir la reunión en mi lista? Desde luego que no (como tú quieras, vaya)
Tengo que tener en cuenta mi tiempo sin reuniones para escribir mi lista? Por supuesto que sí.
Bien, hasta aquí el calendario, pero dije dos.
La dos: Notas.
Sí...las notas no son tareas ni son citas. Son notas. Este mismo texto lo escribí en una nota antes de que tú lo pudieses leer.
Hay cientos de miles de aplicaciones de notas (y libretas de tamaños y colores), usa la que más te guste pero te voy a dar tres claves:
1- Que sea ágil. Oye, que la abras rápido, donde sea, sin problemas. Que guarde lo que escribas sin darle a guardar, que te permita tenerlo en el móvil y en cualquier dispositivo. O que te quepa en el bolsillo si eres del pasado.
2- Si estás en una reunión o con un cliente no tomes notas en una app. No añadas tareas nuevas en la app. Es mucho más decoroso, por raro que suene, escribirlo en un papel (y cuando termines lo pasas a la app, a la lista o al calendario). Los dispositivos son peligrosos para tu capacidad de atención. Sad but true.
3- No acumules notas. Haz autolimpieza. Clasificar las notas también es un arte, me lo guardo para otra ocasión. Ten a mano lo que puedes necesitar, y borra lo que sobre.
Si lees esto tres veces y tu autogestión no ha mejorado x10, o ya lo estabas haciendo genial, o puedes leerlo una cuarta.
Ahí queda eso, si te gusta y quieres más, me lo haces saber de la forma que más te guste.
Un abrazo, Paco!